社内ポータルの作り方｜AIとHTMLで始める情報整理【Notion・SharePoint比較】

「〇〇の資料ってどこでしたっけ」が社内で繰り返し飛び交っているなら、情報の入口が整理されていないサインです。

社内ポータルは、高価なツールを導入しなくても、AIとHTMLだけで今日から作り始められます。必要になる理由、3ステップの作り方、Notion・SharePointとの違いと選び方までをまとめました。

社内ポータルとは

社内ポータルとは、社内の情報・ツール・連絡先への入口を1枚にまとめたページのことです。会社の公式サイトのトップページが果たしている役割を、社内向けに担うものだとイメージしてください。

具体的には、次のようなコンテンツの集合体として機能します。

社内FAQ：よくある質問と回答をまとめたページ
業務マニュアル：手順書や規程類へのリンク集
申請フォーム：備品購入、経費精算、休暇申請などへの入口
ツール一覧：Slack、Googleドライブ、勤怠管理システムなどのリンク集

これらを1枚のページにまとめるだけで、「どこにあるか分からない」状態は大きく減らせます。システムの規模や見た目の作り込みは、ポータルとしての機能には必須ではありません。

社内ポータルとイントラネット・ナレッジベースの違い

社内ポータルは、イントラネットやナレッジベースと混同されることがあります。範囲や役割が少しずつ違うので、整理しておきましょう。

社内ポータル：情報やツールへの「入口」を1枚にまとめたページ。ハブとしての役割が中心
イントラネット：社内向けに閉じたネットワーク環境そのもの。社内ポータルは、このイントラネット上で提供されることが多い
ナレッジベース：業務ノウハウやFAQなど、知識そのものを蓄積・検索できる仕組み。社内ポータルからリンクされる先の1つ

社内ポータルは、イントラネットという土台の上に置かれる「玄関」であり、ナレッジベースはその奥にある「書庫」にあたります。この記事で扱うのは、玄関にあたる社内ポータルをAIとHTMLで手軽に作る方法です。

社内ポータルが必要になる3つの理由

社内ポータルがないと、情報を探す時間、教育コスト、属人化リスクという3つの損失が、気づかないうちに積み重なっていきます。

1つ目は、情報を探す時間です。「あの資料どこ？」という質問に答える側も、探す側も時間を取られます。1件あたりは数分でも、部署全体で年間に換算すれば相応の時間が積み重なります。

2つ目は、新人や異動者の立ち上がりにかかる時間です。入社や異動のたびに同じ説明を一から繰り返している職場は少なくありません。手順書やツールへの入口がまとまっていれば、教える側の負担も、教わる側の不安も減らせます。

3つ目は、情報が特定の人に集中することです。「それは〇〇さんに聞かないと分からない」という状態は、その人が休んだ瞬間に業務が止まるリスクを抱えています。情報を個人の頭の中からページに出すことが、属人化を防ぐ一歩になります。

たとえば、経理担当が1人しかいない会社で「あの申請書のフォーマットどこ？」と毎回聞かれているとします。担当者が休暇を取るたびに業務が止まり、結局は休暇中でもSlackで対応する。こうした状況は珍しくないはずです。

最初の一歩としては、直近1か月で3回以上聞かれた質問を書き出してみてください。それだけで、ポータルに載せるべき最優先の情報が見えてきます。

社内ポータルに大規模なシステムは必要か

社内ポータルという言葉には、2つの思い込みがつきまといます。どちらも外せば、小さなHTMLページ1枚から始められます。

1つは「ポータル＝大規模なシステム」という思い込みです。SharePointやNotionのようなツールを思い浮かべる人は多いのですが、情報の入口を1枚にまとめるだけなら、静的なHTMLページで足ります。社内のPCでブラウザから開けるファイルを置く。それだけで、ポータルとしての役割は果たせます。

もう1つは「完璧に作らないと展開できない」という思い込みです。順序は逆でかまいません。最初は自分だけが使うリンク集として作り、1人、3人、チームへと少しずつ広げていきます。完成してから見せようと考えているうちは、いつまでも社内に出せません。

HTMLで作る利点は、導入コストの低さと着手までの速さです。有料ツールの契約や情シスへの申請を待たず、思い立った日に作り始められます。

一方で、検索機能やアクセス権限の細かい管理は標準では備わっておらず、更新も基本的に手作業になります。数ページ規模のうちは問題になりませんが、社内で広く使われ始めて情報量が増えてきたら、ツールへの移行を検討する時期です。

まずは自分のブックマークやよく使うURLを1つのHTMLファイルにまとめてみてください。それだけで、最小限のポータルはすでに完成しています。

▼TOUHAの社内ポータルでは、以下のように使用頻度の高いツールをまとめたページを設置しています。

AIとHTMLを使った社内ポータルの作り方

AIとHTMLを使えば、専門的なコーディング知識がなくても、社内ポータルは3つの手順で作れます。情報の整理、ページの生成、社内での改善の順に進めます。

STEP1 情報を整理する

いきなりページを作り始める前に、載せたい情報を書き出します。FAQ、マニュアル、申請フォームへのリンク、よく使うツールのURL。

思いつく限りリストアップし、その中から「特によく聞かれるもの」「毎回説明しているもの」を優先度の高い項目として選びます。最初から全部を載せようとしなくて構いません。

STEP2 AIでページを作成する

載せる情報が決まったら、ページの構成を大まかに決めます。カテゴリごとにリンクをまとめるだけのシンプルな構成で十分です。

構成が決まったら、ChatGPTやClaudeに「社内向けのリンク集ページを作りたい。以下の情報をカテゴリ分けしてHTMLページにしてください」といった形で指示を出せば、コードが生成されます。専門的なコーディング知識がなくても、指示と修正のやり取りだけでページの形になります。

▼みずかげ製作所が使用しているTOUHAポータルは、新規事業開発の用途にカスタマイズしています。

STEP3 社内で改善する

生成されたページを確認し、リンク切れや表記の誤りを直したら、社内の誰か1人に見てもらいます。完成を待たずに公開し、使った人からの「これも入れてほしい」「ここが分かりにくい」といった声を反映していきます。この繰り返しが、使われるポータルに育てる一番の近道です。

つまずきやすいのは、STEP1を飛ばしてSTEP2から始めてしまうケースです。情報を整理しないままAIに指示を出すと、優先順位のはっきりしないページができあがり、使われないまま終わります。STEP1に時間をかけたほうが、結果的に早く仕上がります。

HTML・Notion・SharePointの比較と選び方

社内ポータルを作る手段は1つではなく、組織の規模と目的によって向き不向きが変わります。

手段	向いている場面
HTML	小さく試してから広げたいとき
Notion	部署単位で使いながら育てたいとき
SharePoint	全社規模で権限管理を厳格にしたいとき

どれが正解というより、今の規模と目的に合わせて選ぶものだと考えてください。まずはHTMLで小さく試して社内の反応を確かめ、情報量や利用者が増えてきた段階でNotionやSharePointへの移行を検討する。この順番なら、選び直しになったときの損失が小さく済みます。

社内ポータルづくりでよくある失敗

社内ポータルは作ること自体は簡単ですが、運用が続かず放置されるケースも少なくありません。よくある失敗パターンを知っておくと、事前に避けやすくなります。

最初から情報を詰め込みすぎる

全部署の情報を一度に載せようとすると、着手が重くなり、結局公開まで至らないことがあります。まずは自分の部署、自分がよく聞かれる質問だけに絞って始めるほうが、公開までのスピードが上がります。

更新担当が決まっていない

作った本人が異動・退職すると、誰も更新しなくなり、リンク切れや古い情報が放置されたページになってしまいます。作る段階で「誰が定期的に見直すか」を決めておく必要があります。

存在を知らせずに終わる

ページを作っただけで満足し、社内へのアナウンスをしないケースです。せっかく作っても、誰にも知られなければ使われません。朝会やSlackで一言共有するだけでも、最初の利用者は集まります。

公開前に、更新担当と最初に知らせる相手の2つだけは決めておいてください。この2つが決まっていれば、ポータルが立ち消えになるリスクは大きく減らせます。

社内ポータルに関するよくある質問

社内ポータルに関してよくある質問をまとめました。

Q1. HTMLで作った社内ポータルは、どのタイミングでツールに移行すべきですか？

A. 目安は、ページ数が増えて検索性が必要になったとき、または複数人が同時に更新するようになったときです。個人から小チームで使っているうちは、HTMLのままで問題ありません。

Q2. 情シス部門がいない会社でも作れますか？

A. 作れます。この記事で紹介した方法は、ChatGPTやClaudeへの指示とHTMLファイルの設置だけで完結するため、専門部署がなくても着手できます。

Q3. 社内ポータルを作っても使われない場合、何を見直せばいいですか？

A. まずは「更新担当が決まっているか」「存在を知らせているか」を確認してください。この記事で紹介したよくある失敗パターンの多くは、この2点を決めるだけで防げます。

社内ポータルは使ってもらってから育てる

社内ポータルは、情報への入口を1枚にまとめたページであり、リンク集から始められます。「大規模なシステムが必要」「完璧に作らないと展開できない」という二つの思い込みを外せば、AIとHTMLだけで着手できる範囲だと見えてきます。

ポータルが効くのは、「どこにある？」と繰り返し聞かれる情報、新人が入るたびに教え直している業務手順、部門をまたいで発生する申請や問い合わせ先のわかりにくさです。よく使うURLをいくつかリストアップして保存しておきましょう。

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