Gemini Notebookの情報漏洩リスクは？漏洩経路や企業側の対策も解説

社内の資料や議事録をGemini Notebook(旧NotebookLM)に入れたいものの、情報が漏れないか不安に感じている方は多いのではないでしょうか。

Gemini Notebookでは、個人のGoogleアカウントでフィードバックを送った場合、アップロードした資料などがAIの学習や人による確認に使用されることがあります。

本記事では、Gemini Notebookにおける情報漏洩の主な経路と、個人・会社それぞれができる対策を解説します。

Gemini Notebookにアップロードした資料は学習に使われるか

Gemini Notebookにアップロードした資料の扱いは、利用しているアカウントの種類や、フィードバックの送信有無によって異なります。

アカウントの種類別早見表

会社・学校のGoogle Workspaceアカウント使われないされない

アカウント	学習への利用	人による確認
個人のGoogleアカウント（無料・有料）	原則、フィードバックを送らない限り使われない	フィードバックを送ると確認されることがある

これとは別に、公式ヘルプには、不正行為や不正使用の防止といった安全性の確保のために、データが処理される場合があると書かれています。

出典:「Gemini Notebook のプライバシーと利用規約」

個人アカウントでのフィードバック送信

個人のGoogleアカウントでは、回答への高評価・低評価などのフィードバックを送信すると、Googleがやり取りの内容を確認する場合があります。

対象となるのは、プロンプトやソース、アップロードしたファイル、生成された回答や音声解説などの出力です。
収集された内容は、Googleアカウントとの関連付けを外したうえで、特別なトレーニングを受けたチームがレビューします。レビューしたフィードバックと関連するデータは、最長3年間保存されます。

個人アカウントで業務資料を扱う場合は、回答へのフィードバック送信を避けるのが安全です。
フィードバックを送信すると、関連するデータがレビューやAIの改善に利用される可能性があります。

Google Workspaceアカウントであれば学習に使われない

会社や学校のGoogle WorkspaceアカウントでGemini Notebookを利用する場合、アップロードした資料、質問、回答は、フィードバックを送っても人による確認や、AIの学習には使用されません。

Google Workspaceのプライバシーに関する公式ページでは、Gemini Notebookでのやり取りは組織の中にとどまり、許可なく組織の外と共有されないと説明しています。Gemini NotebookはWorkspaceのコアサービスとして扱われ、会社がGoogleと結んでいるWorkspaceの契約が適用されます。

出典:「Google Workspace の生成 AI に関するプライバシー ハブ」

Gemini Notebookで情報漏洩が起きる3つの経路

AI学習への利用だけでなく、利用者自身の設定や使い方によって情報が外部に漏れる可能性にも注意が必要です。主な経路は、「共有設定」、「アカウントの乗っ取り」、「個人アカウントでの業務利用」の3つです。

共有設定と公開リンク

Gemini Notebookでは、作成したノートブックをほかのユーザーと共有できます。閲覧者として共有した相手も、ノートブック内のソースとメモを確認できます。

アクセス範囲を「リンクを知っている全員」にすると、リンクを受け取ったGoogleアカウントのユーザーであれば誰でもノートブックを閲覧できる状態になります。

リンクが第三者に転送された場合、意図していない相手に閲覧される可能性があるため注意が必要です。

共有設定のポイントは3つあります。

1つ目のチャットビューは、チャットを中心に表示する共有方法です。
ただし、ソースを画面上で目立たなくさせるだけで、閲覧者のソースへのアクセス権がなくなるわけではありません。

2つ目は、編集者として共有したユーザーが、さらに別のユーザーへノートブックを共有できる点です。

3つ目は、「コピーを許可」をオンにすると、共有相手がソースや成果物を含むノートブックを複製できる点です。

なお、自分がチャットで質問した履歴は、共有したノートブックでも本人にだけ表示され、相手には見えません。

アカウントの乗っ取り

Googleアカウントが第三者に不正利用されると、そのアカウントで作成したノートブックやソースはすべて見られてしまいます。

Gemini Notebook側の共有設定だけでなく、Googleアカウント自体のセキュリティ対策も重要です。

個人アカウントでの業務利用

社員が個人のGoogleアカウントで業務資料をGemini Notebookにアップロードすると、会社側ではその資料の保存状況を把握したり、直接削除したりすることが難しくなります。

また、会社がGoogle Workspaceで設定している共有制限や監査機能も、社員個人のGoogleアカウントには適用されません。

退職したあとも、資料は本人の個人アカウントに残るため、情報漏洩や悪用されるリスクが高まります。

社外のクラウドサービスへの資料保存にも注意する

ここまで説明した3つの経路とは別に、AIの学習に利用されない場合でも、アップロードした資料はGoogleのサービス上で扱われます。

どの情報を社外のクラウドサービスに置いてよいかは、会社の規程によって異なります。

個人情報や取引先から預かった秘密情報は、契約や社内規程で取り扱いが定められている場合があるため、Gemini Notebookへアップロードする前に確認しましょう。

個人でできるGemini Notebookの情報漏洩対策

個人で使うときに押さえる点は、次の4つです。

• 入れる情報を選ぶ
• 共有は必要な相手に閲覧者で行う
• フィードバックを送らない（個人アカウントの場合）
• 2段階認証を設定する

1.入れる情報を選ぶ

個人情報、取引先の秘密情報、公表前の数値などの取り扱いには特に注意します。

資料を使いたい場合は、固有名詞や数値を置き換えてからアップロードする方法もあります。
たとえば「株式会社〇〇との契約金額1,200万円」を「A社との契約金額X円」に置き換えれば、資料の構成や論点を整理する用途には十分使えます。

2.共有相手と権限を絞る

ノートブックを共有する相手は必要な人に限定し、原則として閲覧者権限を使用します。
公開リンクを使い終わったら「制限付き」に戻し、不要になった共有設定も定期的に見直しましょう。

3.個人アカウントでフィードバックを送らない

個人アカウントで資料が学習やレビューに回るのは、フィードバックを送った場合です。
業務資料を扱っている場合は、回答への高評価・低評価などのフィードバック送信を避けましょう。

4.Googleアカウントを保護する

2段階認証を設定しておけば、パスワードが漏洩した場合も不正ログインのリスクを抑えられます。

会社で行うGemini Notebookの情報漏洩対策

会社でGemini Notebookを利用する場合は、Google Workspaceアカウントの使用を基本とし、管理コンソールで利用・共有を管理するとともに、アップロードしてよい情報を社内規定で定めます。

Google Workspaceアカウントを利用する

個人アカウントでの業務利用を避け、会社が管理するGoogle Workspaceアカウントを利用します。

Gppgle Workspaceアカウントでは、Gemini Notebookに入力したデータが人による確認やAIモデルの学習に利用されません。
また、管理者がサービスの利用や共有を管理できるため、退職時などにも会社側でアカウントを管理できます。

管理コンソールで利用と共有を管理する

Google Workspaceの管理者は、Gemini Notebookを組織全体で利用可能にするか、特定の部署やグループに限定して提供することもできます。

注意したいのは、Googleドライブの共有設定がGemini Notebookにそのまま適用されないことです。
Googleドライブ側で外部共有を制限している場合でも、Gemini Notebookの共有設定は別途確認する必要があります。データの保存場所に関する要件がある企業では、導入前に仕様を確認しておきましょう。

Gemini Notebookの監査ログにも対応しており、管理者は組織内でのGemini Notebookの利用状況を確認できます。誤った共有などが発生した際の確認にも活用できます。

入れてよい情報をルールで決める

管理設定だけでは、社員がどの情報をGemini Notebookへアップロードしてよいか判断できない場合があります。

そのため、会社として次のような項目をルール化しておきます。

• Gemini Notebookに入れてよい情報の区分
• 社外共有の可否と承認者
• 公開リンクの利用可否
• 個人アカウントでの業務利用の禁止
• 誤って情報をアップロード・共有した場合の報告先

ルールは作るだけでなく、研修や社内の案内で社員に知らせましょう。

より厳格なデータ管理を要する場合

より厳格なデータ管理が必要な場合は、Google Cloudで提供されている「Gemini Notebook Enterprise」を利用する方法もあります。
アップロードしたファイルを自社のGoogle Cloudプロジェクト内で管理でき、データの保存場所の指定やアクセス制御、VPC Service Controlsによるデータ持ち出し対策などに対応しています。

Google Workspace版のGenimi Notebookとは別製品のため、契約や設定も別途必要です。

Gemini Notebookに機密情報を入れた・誤って共有したときの対応

アップロードすべきでない資料を入れてしまった場合や、共有の設定を誤った場合は、次の順に対応します。

1. 該当するソースまたはノートブックを削除する
2. 共有していた場合は、アクセスを「制限付き」に戻し、不要な相手を外す
3. 会社の情報システム部門や管理者に報告する
4. アカウントの不正利用が疑われる場合は、パスワードを変更し、ログイン中の端末を確認して不要なセッションからログアウトする

公開していたノートブックは、アクセスを「制限付き」に戻すと、以前に配ったリンクから開けなくなります。

会社のGoogle Workspaceアカウントで利用している場合は、管理者が監査ログからGemini Notebookの利用状況を確認できる場合があります。

Gemini Notebookの情報漏洩リスクを抑えるには設定と運用が重要

Gemini Notebookでは、個人のGoogleアカウントでフィードバックを送信すると、関連するデータがAIの改善や人のよるレビューに利用される場合があります。
一方、会社や学校のGoogle Workspaceアカウントでは、Gemini NotebookのデータはAIモデルの学習や人による確認にも使用されません。

情報漏洩の主なリスクとしては、共有設定のミス、アカウントの不正利用、個人アカウントでの業務利用などが挙げられます。
個人で利用している方は、まず共有中のノートブックや公開リンクを確認してみましょう。企業の管理者は、Gemini Notebookの組織外共有設定や監査ログの利用状況を確認し、自社の運用ルールと合っているか見直すことが重要です。