業務フローをなるべく変えずにAIを導入したい企業は少なくありません。
日頃からGmailやGoogleドキュメントなどを使っている企業には、Google Workspace Studioがおすすめです。
この記事では手軽にAIを導入したい企業向けに、Google Workspace Studioの概要から利用開始までの手順などを解説します。
Google Workspace Studioとは
Google Workspace Studioとは、Geminiを活用してGoogle Workspace内の業務を自動化できるサービスです。
プログラミング不要な点が特徴で、日本語による指示をすることでAIエージェントやワークフローを作成でき、GmailやGoogleドライブ、スプレッドシートなどと連携して定型業務を効率化できます。
Google Workspace Studioを始める方法
Google Workspace Studioは有料プランのGoogle Workspaceを契約していないと利用できません。
Google Workspace Studio利用開始までの手順を説明します。
Google Workspaceへの登録方法
Google Workspace Studioを利用するためには、Google Workspaceの契約・登録を済ませておく必要があります。初めてGoogle Workspaceを利用する方に向けて、登録方法を順を追って解説します。
プランの選択
Google Workspace公式サイトの料金ページから、自社に合ったプランを選択し、登録を開始します。Google Workspaceには14日間の無料試用期間が用意されており、その場合でもWorkspace Studioは利用可能です。
ドメインの取得
会社名や従業員数、連絡先などの基本情報を入力し、利用するドメインを設定します。すでに独自ドメインを所有している場合は既存のものを登録し、所有していない場合は登録画面から新たに取得することも可能です。
管理者情報を設定する
管理者用のユーザー名とパスワードを設定し、画面の案内に沿ってドメインの所有権確認や支払い情報の登録を行います。登録完了後は管理コンソールからユーザーの追加や各種設定を進めましょう。
Google Workspace Studio利用開始の5ステップ
Workspace Studioを利用開始する際は、AIツールにありがちな複雑な設定は必要ありません。以下の5ステップを確認しましょう。
1. 利用条件を確認する
仕事用アカウントまたは学校用アカウントの場合Google Workspaceを利用するには、Google Workspace 管理者がアカウントで Gemini を有効にする必要があります。また、利用できる機能は契約プランによっても異なるため、事前に確認しておくことが大切です。
Google Workspace Studioが含まれるプランを以下に紹介します。（2026年7月現在）
- Google Workspace Business Starter／Standard／Plus
- Google Workspace Enterprise Standard／Plus
- Google Workspace Education Standard／Plus／Teaching and Learning Upgrade
- Frontline Standard
- Gemini Education
最新の対応プランについてはGoogle公式ヘルプで確認しましょう。
2. Google Workspace Studioへアクセスする
Google Workspace Studioにアクセスし、利用画面を開きます。また、Googleアプリの一覧からもアクセス可能です。
初回利用時は、利用規約への同意や利用開始に必要な設定を求められる場合があります。
3. テンプレートまたはAIでフローを作成する
用意されているテンプレートを選択するか、Geminiにやりたいことを自然な文章で入力してフローを作成します。目的に応じてゼロから作成することも可能です。
■トップのGeminiにタスクを説明に入力
■すぐにフロー化してくれる
4. フローを設定・テストする
トリガーや処理内容などを設定し、テストを実行して想定どおりに動作するか確認します。不具合があれば、この段階で修正しましょう。
5. フローを有効化して利用を開始する
設定内容に問題がなければフローを有効化します。有効化後は設定した条件に応じて自動で実行され、Google Workspace上の業務を効率化できます。
Google Workspace Studioを始める際の注意点
Google Workspace Studioをスムーズに活用するために、知っておきたい注意点を紹介します。
利用する端末・ブラウザの確認
Google Workspace Studioを利用する前に、使用する端末やブラウザが対応しているかを確認しておきましょう。
フローの作成や編集は、パソコンでGoogle ChromeやMicrosoft Edgeなどのサポート対応ブラウザを使用する必要があります。一方で、有効化したフローはスマートフォンやタブレットでもみることができます。
年齢による利用制限に注意
学校アカウントでは、18歳未満のユーザーはGoogle Workspace StudioのAI機能を利用できません。また、AI機能を含むフローが共有された場合でも、18歳未満のユーザーが開くとAIステップは削除されます。
教育機関でGoogle Workspace Studioを活用する場合は利用対象者や運用方法を事前に確認しておくことをおすすめします。
Google Workspace Studioを活用して業務効率化を始めよう
Google Workspace Studioは、AIを活用して日々の業務を効率化できる便利なサービスです。利用するにはGoogle Workspaceの登録や利用環境の確認が必要ですが、基本的な手順に沿って設定を進めれば、初めての方でもスムーズに利用を開始できます。
特に「Geminiにタスクを説明」を使えば、チャットで相談する感覚でフローを作成してもらえます。
本記事を参考に事前準備や注意点を確認し、Google Workspace Studioを活用した業務効率化を始めてみましょう。